Nyheter om svensk webb

Slutarkivering är ett begrepp som är vanligt i arkivbranschen, men vad är det? Slutarkivering är en form av arkivering som är vanligt förekommande när ett företag skall lägga ned, eller vid konkurs. Det är också vanligt om verksamheten lägger ned verksamheten i något land då arkivmaterial inte får flyttas ut ur landet.

Många företag ställer sig frågan, hur gör jag med vårat arkivmaterial nu när vi ska lägga ned? Vissa väljer att hitta en alternativ lösning att spara arkivmaterial hemma i garaget eller hitta något ställe att låta det vara arkivperioden ut, motsvarande 7 år. Detta är inte en optimallösning då det ofta tummas på säkerheten och det är fortfarande ägarna som är skyldiga att arkivera materialet även fast den juridiskpersonen upphört. Om det skulle brinna eller om det skulle vara något annat som förstört materialet kan man åtalas för bokföringsbrott som kan ge fängelse.

Så ett alternativ som mest är känt bland advokater är att en extern leverantör åtar sig att slutarkivera materialet arkiveringsperioden ut, i och med detta åtar sig leverantören att garantera säkerheten och följa eventuella ändringar i regelverket. Leverantören gallrar löpande ut materialet eftersom det kan destrueras och erbjuder bra möjligheter för återsökning om detta skulle bli aktuellt under arkiveringsperioden.

Detta upplägg är vanligt vid konkurser då konkursförvaltaren i och med att ett ärende är på väg att avslutas så kontaktar denna tillsynsmyndigheten i detta fall Kronofogdemyndigheten och dom bekostar slutarkivering av materialet för bolagets räkning. De gör detta genom ett centralt avtal med en leverantör som slutarkiverar materialet.

Så för dessa som inte är i konkurs, är det bättre att överväga att förskottsbetala sin slutarkivering hos en extern leverantör innan bolaget skall läggas ned, för att garantera att fullfölja sitt åtagande mot myndigheterna.